Wydawca treści Wydawca treści

Powrót

Zarządzanie czasem – tego warto się nauczyć!

Tempo życia rośnie. Obowiązków – i w domu, i w pracy – przybywa. Brak czasu to wręcz choroba cywilizacyjna! Co zrobić, aby na zawsze ze słownika wyrzucić wyrażenia „nie zdążę…”, „nie wyrobię się”?

„Gdyby tydzień miał osiem dni!", „Gdybym nie musiał spać!". Na ani jedno, ani drugie nie masz wpływu, zatem trzeba zająć się tym tematem od strony, na którą wpływ masz: od przyjrzenia się, dlaczego czasu Ci brakuje i podjęcia wysiłku zmiany. Przy następnym ataku paniki pod hasłem „Nie zdążę!" warto zatrzymać się i odpowiedzieć sobie na pytanie: „Ile mam do zrobienia?"

Nazwij zadania i zrób plan!

Najlepiej użyj kartki i ołówka. Wypisz wszystkie zadania i czynności, jakie musisz wykonać. Dobrze się zastanów, żeby niczego nie pominąć. Teraz czas na podzielenie zadań według ważności, innymi słowy – wprowadzenie hierarchii zadań. Zakwalifikowanie każdego zadania pod względem ważności nie jest proste. Z pomocą przychodzi tzw. matryca Eisenhowera. Uwzględnia ona zarówno ważność i pilność zadania. Każde należy zakwalifikować do jednej z czterech kategorii (na załączonej grafice). Pamiętaj, że w ten sposób można podzielić sprawy zawodowe i prywatne.

Zadania z kategorii WAŻNE-PILNE są do wykonania w pierwszej kolejności. Następne są WAŻNE-NIEPILNE – dlatego, że niedługo zamienią się w WAŻNE-PILNE. Trzecia kategoria to NIEWAŻNE-PILNE, ostatnia – NIEWAŻNE-NIEPILNE. Każdy dobry plan musi być elastyczny. Należy pamiętać o tym, gdy zadzwoni telefon i nagle jedna ze spraw zakwalifikowana jako nieważna - niepilna stanie się najważniejsza i najpilniejsza ze wszystkich. Pamiętaj również, by nie planować do wykonania wszystkiego naraz i zarezerwować trochę czasu na zadania nieoczekiwane.

Nie dokarmiaj pożeraczy czasu!

Pożeracze czasu, zwane także złodziejami czasu, to czynności, które wykonujesz, ale same niczego nie wnoszą. Pierwszy i najpopularniejszy złodziej czasu to… ekran komputera lub telewizora. Pomyśl: ile czasu spędziłaś/eś wczoraj przed ekranem i jaką masz z tego korzyść? Następny pożeracz czasu to chaos organizacyjny: brak organizacji pracy, niedokańczanie zadań, robienie nieplanowanych przerw na wizytę czy telefon. Nikt nie potrafi – choćby bardzo się starał – wykonywać nieskończonej liczby czynności naraz. Raz rozpoczęte zadanie należy dokończyć i odłożyć je na półkę „zrobione". Przykład: otwierasz e-maila, widzisz wiadomość do Ciebie, wymagającą prostej, jednozdaniowej odpowiedzi. Ile razy klikasz „zamknij" z myślą, że odpowiesz później? A nie prościej było kliknąć „odpowiedz", zrobić to od razu i nie wracać do tych samych czynności?

Chaos organizacyjny ma brata bliźniaka. Jest to bałagan. Na biurku piętrzą się papiery, wszystkie dokumenty w komputerze umieszczasz na pulpicie, bo będą pod ręką, a nowo utworzonemu nadajesz nazwę „NOWE26". Później gorączkowo przeszukujesz wszystko, tracąc połowę czasu przeznaczonego na realizację zadania. Zdanie sobie sprawy z tego, gdzie i jak tracimy czas jest koniecznym warunkiem wprowadzenia zmian.

Nie narzekaj!

Mnóstwo czasu marnujemy na narzekanie, że… nie mamy czasu. Osoby, które mają czas na narzekanie na brak czasu mogłyby go wykorzystać na wykonanie stojących przed nimi zadania. Narzekanie zmniejsza motywację do działania („i tak się nie uda"), a przez to zwiększa poziom stresu.

Poświęć czas na przemyślenia!

Warto poświęcić kilka chwil na zastanowienie się nad zasadami efektywnego zarządzania czasem. Dobra organizacja pozwala na pozyskać czas na odpoczynek, kontakt z bliskimi, hobby. Pamiętaj także o asertywności w przypadku, gdy ktoś prosi Cię o przysługę, a jej wykonanie zburzy cały Twój plan dnia. Nie bój się odmówić. Tylko przy takim podejściu wykonywanie zadań odbędzie się sprawnie, a posiadany czas wykorzystany w pełni.

Autor: Aleksandra Kamińska- Pośrednik pracy PPP Łęczyca