Refundacja wynagrodzeń pracowników młodocianych jest realnym wsparciem dla pracodawców, którzy organizują przygotowanie zawodowe. Zdarza się, że wnioski zawierają typowe błędy, które mogą opóźnić zawarcie umowy. Poniżej omawiamy najczęstsze z nich.

Niekompletny wniosek

Wniosek musi być złożony na aktualnym druku i zawierać wszystkie elementy wskazane w § 2 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom. Do wniosku powinny być także dołączone wszystkie załączniku wymienione w § 2 ust. 3 ww. rozporządzenia. Najczęściej brakuje: numeru rachunku płatniczego, oznaczenia PKD, wykazu danych młodocianych (imię i nazwisko, rok nauki, zawód, data umowy o pracę) lub wskazania właściwego centrum edukacji OHP. Centrum może wezwać do uzupełnienia braków, a pracodawca ma na to 14 dni (§ 9 ust. 2), po czym wniosek zostaje pozostawiony bez rozpoznania.

Niewykazanie kwalifikacji instruktora

Warunkiem refundacji jest posiadanie przez pracodawcę (lub upoważnioną osobę) kwalifikacji instruktora praktycznej nauki zawodu zgodnych z Prawem oświatowym (§ 2 ust. 1 pkt 2). Pracodawcy błędnie wskazują dokumenty, które mają potwierdzić posiadanie uprawnień pedagogicznych lub w ogóle ich nie załączają. Przy kilku instruktorach należy też wyraźnie przypisać każdego z nich do konkretnych młodocianych pracowników.

Błędy w oświadczeniach

Do wniosku dołącza się kilka kluczowych oświadczeń (§ 2 ust. 3 pkt 7). Najczęstsze uchybienia to brak lub nieprawidłowe złożenie oświadczenia o spełnieniu warunku sześcimiesięcznego zatrudnienia co najmniej 50% młodocianych z ostatnich 24 miesięcy albo o powodach niespełnienia tego warunku z przyczyn niezależnych od pracodawcy. Warunek ten jest weryfikowany przez Wojewódzką Komendę OHP w ZUS (§ 2 ust. 6).

Złożenie wniosku po czasie

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązuje jeden termin: wniosek o zawarcie umowy składa się w roku kalendarzowym, w którym zawarto umowę o pracę z młodocianym (§ 2 ust. 8). Złożenie wniosku po tym terminie skutkuje przyznaniem refundacji najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym złożono wniosek. Oznacza to, że  pracodawca traci środki za wcześniejsze miesiące (§ 3 ust. 7). To istotna zmiana względem poprzednich przepisów.

Pominięcie dokumentów o pomocy de minimis

Refundacja stanowi pomoc de minimis (limit: 200 000 euro w ciągu 3 lat). Do wniosku należy dołączyć formularz informacji o pomocy de minimis oraz zaświadczenia/oświadczenia o wcześniej udzielonej z innych źródeł pomocy de minimis. Pracodawcy niekiedy pomijają te dokumenty lub nie uwzględniają łącznej kwoty już otrzymanej pomocy, co może prowadzić do przekroczenia dozwolonego limitu.

Niezłożenie wniosku o zmianę umowy po zmianie stawek

Gdy zmienią się minimalne stawki wynagrodzenia młodocianych, pracodawca ma 60 dni na złożenie wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji (§ 6 ust. 1). Przekroczenie tego terminu oznacza, że wyższa refundacja przysługuje dopiero od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku (§ 6 ust. 3), a nie od daty wejścia nowych stawek w życie.

Jak uniknąć błędów?

Aby uniknąć błędów:

• korzystaj z aktualnych wzorów wniosków,
• składaj wniosek w roku zawarcia umowy o pracę z młodocianym,
• skompletuj wymagane załączniki,
• pamiętaj o uzupełnieniu braków w terminie 14 dni od otrzymania wezwania,
• monitoruj zmiany stawek wynagrodzenia i składaj wnioski aktualizacyjne w ciągu 60 dni.
   

Aktualne wzory znajdziesz na stronie: OHP.pl.

Autor: Agnieszka Banasik

Źródło: Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom