Inwestycja w młodego pracownika to szansa dla twojej firmy na pozyskanie lojalnego i wyszkolonego specjalisty, ale też konkretny wydatek. Co więcej, jeśli zdecydujesz się na podpisanie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, musisz liczyć się z kosztami comiesięcznej pensji oraz składek ZUS. Na szczęście jednak jednostki OHP przewidują mechanizmy wsparcia finansowego, dzięki którym zatrudnienie młodocianego nie musi obciążać budżetu twojego przedsiębiorstwa.

Jeśli zatrudniasz młodocianego pracownika w celu przygotowania zawodowego, tj. nauki zawodu lub przyuczenia do wykonywania określonej pracy, możesz ubiegać się o zwrot kosztów wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne po spełnieniu określonych warunków.

Wyjaśniamy
W świetle polskiego prawa pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 roku życia. Taki pracownik może być zatrudniony w celu przygotowania zawodowego jeśli ma ukończoną co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową, a praca danego rodzaju nie zagraża jego zdrowiu (potwierdzeniem jest świadectwo lekarskie).

Jakie musisz spełniać warunki?

Żeby ubiegać się o refundację kosztów wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne, musisz spełnić szereg warunków:

• Młodocianych pracowników powinieneś zatrudniać w zawodach określonych w wykazie zawodów, o którym mowa w art. 348 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o  rynku pracy i służbach zatrudnienia.
• Ponadto musisz posiadać kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu lub zatrudniać osobę, która posiada takie kwalifikacje.
• Jeśli zatrudniasz wyłącznie młodocianych, możesz wystąpić z wnioskiem o zawarcie umowy dotyczącym maksymalnie 3 młodocianych.
• Natomiast jeżeli zatrudniasz także pracowników niebędących młodocianymi, możesz wystąpić z wnioskiem w liczbie nieprzekraczającej trzykrotnej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony niebędących młodocianymi.
• Jeśli młodociany pracownik nie dostanie promocji do kolejnej klasy i będzie musiał powtarzać rok nauki, refundacja nie będzie przyznana.

Gdzie złożysz dokumenty?

Wniosek o zawarcie umowy o refundację składasz do Centrum Edukacji i Pracy Młodzieży OHP, właściwego ze względu na miejsce odbywania nauki zawodu przez młodocianego. Odpowiednią jednostkę znajdziesz w naszej wyszukiwarce.

Wyjaśniamy
Centra Edukacji i Pracy Młodzieży (CEiPM) to wyspecjalizowane jednostki organizacyjne Ochotniczych Hufców Pracy (OHP), które działają na poziomie regionalnym (zazwyczaj w dawnych miastach wojewódzkich).

Na sprawdzenie twojego wniosku pod względem formalnym CEiPM ma 14 dni od momentu jego złożenia. Po pozytywnej weryfikacji dokumenty trafiają bezpośrednio do właściwej wojewódzkiej komendy OHP.

Jeśli w twoim formularzu zabraknie jakichkolwiek informacji, CEiPM przekaże ci prośbę o ich uzupełnienie. Natomiast na dostarczenie brakujących dokumentów będziesz mieć 21 dni od momentu odebrania wiadomości.

Kolejno w ciągu 30 dni od dnia dostarczenia wniosku i opinii z CEiPM, Wojewódzka Komenda OHP wyda rekomendację. Jeśli decyzja będzie pozytywna, kolejnym krokiem jest już tylko podpisanie umowy o refundację.

Wnioski możesz składać przez cały rok (od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku). Termin ten dotyczy młodocianych dokształcających się w formach szkolnych oraz pozaszkolnych.

Pamiętaj
Terminy składania wniosków rozliczeniowych (o zwrot kosztów) są ściśle powiązane z momentem opłacenia składek ZUS za dany miesiąc. Dokumenty rozliczeniowe składa się w cyklach miesięcznych lub kwartalnych, bezpośrednio po opłaceniu należności za pracowników.

W jaki sposób złożysz wniosek?

Wniosek możesz złożyć w formie papierowej lub elektronicznej: e-refundacja OHP.

Forma elektroniczna pozwoli ci ubiegać się o refundację bez konieczności stawiania się do jednostki OHP osobiście i bez oczekiwania w kolejce.

Za pomocą tej formy będziesz mógł złożyć następujące wnioski:

• wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń pracowników młodocianych,
• wniosek o zwrot poniesionych kosztów (wypłatę refundacji wynagrodzeń pracowników młodocianych).

Jeśli podpisałeś umowę dotyczącą rozłożenia na raty lub odroczenia płatności z tytułu zaległych składek na ubezpieczenia społeczne, możesz złożyć wniosek o zwrot jedynie kosztów wynagrodzeń młodocianych, a dopiero po opłaceniu zaległości, także wniosek o zrefundowanie składek.

Logowanie do serwisu e-refundacje OHP możliwe jest za pośrednictwem usługi Login.gov, natomiast dokumenty wysyłane elektronicznie muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym. W związku z tym będzie wymagane zainstalowanie dodatkowych rozszerzeń przeglądarki.

W systemie e-refundacje OHP istnieje możliwość wniesienia korekty, jeśli wniosek będzie zawierał błędy lub nieścisłości. Pracownik OHP skieruje do ciebie wiadomość z informacją o konieczności złożenia korekty wniosku.

Po zaakceptowaniu wniosku wojewódzka komenda OHP prześle ci umowę do podpisu. Powiadomienie o jej przygotowaniu otrzymasz na swój adres e-mail. Co ważne, dokument możesz podpisać w pełni elektronicznie.

Jeśli pojawią się trudności lub wątpliwości podczas korzystania z serwisu e-refundacji OHP, możesz skorzystać z instrukcji użytkownika, która zawiera zrzuty ekranów z komentarzami do każdego kroku.

Jaką wysokość refundacji możesz otrzymać?

Młodocianemu w okresie nauki zawodu oraz przyuczenia do wykonywania określonej pracy przysługuje wynagrodzenie obliczane w stosunku procentowym do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS.

Przeciętne krajowe wynagrodzenie w drugim kwartale 2026 r. wynosi 9233,13 zł.

Wysokość dofinansowania (refundacji) z OHP zależy od roku nauki młodocianego pracownika. Stawki zmieniają się co kwartał.

Podczas nauki zawodu stawki wyglądają następująco:

• I rok nauki – 8% przeciętnego wynagrodzenia
• II rok nauki – 9% przeciętnego wynagrodzenia
• III rok nauki – 10% przeciętnego wynagrodzenia
• W trakcie Przyuczenia do wykonywania określonej pracy: 7% przeciętnego wynagrodzenia

Do powyższych kwot OHP doliczy i zwróci ci również wyliczone od nich składki na ubezpieczenia społeczne, które opłacasz jako pracodawca tj. emerytalne, rentowe i wypadkowe (bez składki chorobowej).

Sprawdź aktualne stawki wynagrodzeń.

Co oznacza pomoc de minimis?

Każda otrzymana refundacja wynagrodzeń i składek ZUS za młodocianych pracowników stanowi dla twojej firmy pomoc de minimis.

Wyjaśniamy
Pomoc de minimis określa limity przyznawania pomocy finansowej przez instytucje publiczne. Każda firma może maksymalnie otrzymać 300 000 EUR brutto takiej pomocy. Limit obejmuje trzy lata kalendarzowe wstecz (bierze się pod uwagę dokładną datę przyznania pomocy, a nie rok budżetowy). Jeśli posiadasz kilka spółek powiązanych ze sobą kapitałowo lub osobowo, ich limity się sumują. Przekroczenie limitu 300 tys. EUR oznacza konieczność zwrotu nadwyżki środków wraz z odsetkami.

W związku z powyższym jesteś zobowiązany do przedstawienia wszystkich zaświadczeń o pomocy de mnimis jakie otrzymałeś w roku, w którym ubiegasz się o pomoc oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat. Jeśli do tej pory nie otrzymałeś takiej pomocy, składasz oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy de minimis.

Kiedy dostaniesz zwrot kosztów?

Jeśli twój wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony, refundacja zostanie wypłacona w terminie nie dłuższym niż 40 dni, licząc od dnia złożenia kompletnego wniosku o zwrot kosztów.

Środki są przekazywane z Funduszu Pracy przez wojewódzką komendę OHP na twój rachunek płatniczy. Terminy dokonania wpłat będą ściśle określone w umowie.

Wnioski rozliczeniowe w systemie e-refundacja OHP wymagają dołączenia skanów:

• Rozliczenia finansowego (generowanego w systemie).
• Listy płac wraz z potwierdzeniem odbioru pensji (potwierdzenie przelewu bankowego lub podpis pracownika).
• Deklaracji ZUS z danego miesiąca (ZUS DRA oraz raportów imiennych ZUS RCA/RSA).
• Potwierdzenia przelewu do ZUS za dany okres.

Pamiętaj
Do wysłania wniosków rozliczeniowych drogą elektroniczną niezbędny jest twój podpis kwalifikowany lub podpis osoby, którą upoważniasz do złożenia wniosku.

Autor: Justyna Krasowska

Źródła:

• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia
• Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 września 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• Ustawa z dnia 8 stycznia 2010 r. o zmianie ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. z 2010 r. nr 18 poz. 99 art.37 ust.1 pkt.1)
• Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2832 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii
• Europejskiej do pomocy de minimis przyznawanej przedsiębiorstwom wykonującym usługi świadczone w ogólnym interesie gospodarczym
• Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis
• https://ohp.pl/rozwoj-zawodowy/refundacja/erefundacja
• Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 10 sierpnia 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale 2026 r.
• Instrukcja użytkowania systemu e-refundacje OHP