Efektywne zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem, a dokładniej zarządzanie sobą w czasie, to nie tylko codzienna organizacja. Jest to sposób na realizację własnych celów. Jeśli chcesz, aby twoje marzenia się spełniły, oto kilka przydatnych wskazówek.

Swoją drogę do sukcesu rozpocznij od ustalenia priorytetów.

Nie mów, że nie masz czasu na realizację własnych celów. Skup się na tym, co jest dla ciebie najważniejsze. W tym zadaniu pomoże ci diagram Eisenhowera, który pozwoli na rozplanowanie działań na cztery kategorie, biorąc pod uwagę ich ważność i pilność. Kluczem do sukcesu jest zakwalifikowanie naszych obowiązków do odpowiedniej kategorii, które przyjmują postać układu współrzędnych.

Spraw, aby twoje cele były SMART.

Umiejętnie określony cel to podstawa zarządzania sobą w czasie. Wykorzystaj do tego technikę o nazwie S.M.A.R.T., która wskazuje, że dobrze określony cel musi być: prosty, mierzalny, osiągalny (realistyczny), istotny (ważny dla nas), a także określony w czasie (terminowy).

Pracuj mądrze, niekoniecznie długo.

Według zasady Pareto 20% czasu przeznaczonego na rzeczy ważne decyduje o 80% sukcesu. Oznacza to, że zaledwie mała część tego, co robimy przyczynia się do osiąganych największych korzyści. Zidentyfikuj swoje 20% i skup się na nich, a czas, który przeznaczasz na pozostałe 80% czynności, ogranicz i przeznacz na bardziej produktywne zadania. Wykorzystując tę zasadę twoje wyniki na pewno się poprawią bez konieczności poświęcania większej ilości czasu na pracę.

Nie odkładaj spraw na później.

Prawo Parkinsona mówi, że im więcej mamy czasu na wykonanie jakiegoś zadania tym więcej czasu nam ono zajmie. Czynność trwa tyle czasu ile założymy, że ma ona potrwać. Jeśli więc masz coś do zrobienia nie zwlekaj, wyznaczaj sobie krótsze terminy wykonania, a jeśli czynność ta zajmie ci mniej niż dwie minuty zrób to natychmiast. Pozbędziesz się wówczas tego zadania z listy spraw do wykonania.

Wyeliminuj zjadacze czasu.

Oglądanie telewizji, przeglądanie stron internetowych czy portali społecznościowych, pogaduszki w pracy, ciągłe sprawdzanie poczty elektronicznej, dojazdy, stanie w korkach, sprawiają, że dziennie ucieka nam wiele czasu. Zastanów się jak możesz tego uniknąć. Stwórz swój listę spraw i nie rozpraszaj się niepotrzebnymi czynnościami. Zastosuj prostą technikę Pomodoro, która polega na tym, aby w danym momencie skupić się tylko na jednej czynności i wykonaniu jej do końca. Ustal, że jedno Pomodoro trwa 25 min i w tym przedziale masz wykonać zadanie. Nie pozwól, żeby coś ci przeszkodziło. Po wykonaniu pracy możesz robić wszystko na co masz ochotę, ale już z myślą, że osiągnąłeś zamierzony cel.

Uprzątnij „artystyczny nieład" na swoim biurku.

Uważasz, że otoczenie nie ma wpływu na twoją wydajność? Mylisz się. Uporządkowane otoczenie zapewnia spokój myśli i nie rozprasza w wykonywaniu zadań. Nie pozwól, aby ciągle „znikający" długopis wyprowadził się z równowagi i opóźnił twoją pracę.

Czas jest zasobem ograniczonym, nie można go wydłużyć czy kupić. Warto zastanowić się na co go przeznaczyć. Efektywne zorganizowanie pracy nie zapewni dodatkowych minut. Pozwoli jednak na jak najlepsze wykorzystanie czasu i zaoszczędzi poczucia chaosu i bezsilności. Stawiaj sobie cele i mądrze je realizuj.

Powodzenia!

Autor: Monika Kozakiewicz, Młodzieżowe Centrum Kariery OHP w Sandomierzu

Bibliografia:

Covey S., Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem. Wydawnictwo Rebis, Poznań 2002

http://zarzadzanie-czasem.com