Jak poprawnie napisać wiadomość mailową? Poradnik krok po kroku

W dzisiejszych czasach piszemy maile zarówno w sprawach prywatnych, jak i zawodowych. Bardzo często wysyłamy mailowo swoje dokumenty, np. list motywacyjny i CV. Warto zatem przypomnieć sobie kilka zasad dotyczących tworzenia i wysyłania maili.

Jak się przywitać?

Wiadomości mailowe, podobnie jak korespondencję tradycyjną, należy zacząć od powitania. Zawsze dobrym rozwiązaniem będzie zwrot Dzień dobry i to niezależnie, czy wysyłamy wiadomość rano czy wieczorem (nie wiemy przecież, kiedy wiadomość zostanie odebrana). W korespondencji oficjalnej właściwym zwrotem będzie Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo. Możemy też zastosować tytuły, np. Szanowna Pani Dyrektor/Szanowny Panie Dyrektorze, Pani Prezes/Panie Prezesie itp.

A jak nie zaczynać?

Nie używajmy formy Pani/Panie wraz z imieniem (zwłaszcza zdrobniałym) w pierwszym mailu do osoby, której nie znamy. Panie Tomaszu, Pani Kasiu - tak nie zaczynamy wiadomości! Forma ta może urazić adresata, bo może zostać przez niego potraktowana jako zbyt zażyła, zwłaszcza gdy nie jesteśmy z tą osobą w bliskich relacjach.

A co z tak powszechnym obecnie zwrotem Witam?

Zgodnie z tradycją słowo „witam” używane jest przez gospodarza, który przyjmuje u siebie gości i zupełnie nie pasuje do korespondencji mailowej. Niektórzy się pewnie ze mną nie zgodzą, ale wiedzcie, że „witam” wskazuje na nierówną relację między rozmówcami — „witam” jest zarezerwowane dla osoby, która jest wyższa rangą.

Jeśli więc zależy nam na zrobieniu dobrego wrażenia, zwłaszcza gdy jest to pierwsza wiadomość do przyszłego pracodawcy lub naszego szefa, nie stosujmy tej formy powitania. Wiele osób zwraca na to uwagę, a przecież pierwsze wrażenie robi się tylko raz!

Rozpoczynamy pierwszy akapit

Pierwsze zdanie naszego pisma zapisujemy… No właśnie - wielką czy małą literą? Zasada jest prosta: jeśli po zwrocie do adresata postawiliśmy przecinek – kontynuujemy pisanie małą literą, a jeśli po zwrocie postawiliśmy wykrzyknik – wówczas stosujemy wielką literę.

Przykłady:

Szanowny Panie Dyrektorze,

zwracam się z prośbą o zmianę terminu delegacji z 12 na 15 maja br.

lub:

Szanowny Panie Dyrektorze!

Zwracam się z prośbą o zmianę terminu delegacji z 12 na 15 maja br.

A którego znaku użyć – przecinka czy wykrzyknika? Odpowiedź brzmi: tego lub tego, jak wolisz. Jednak ze względu na to, że wykrzyknik przyjął się jako zbyt ekspresywny, częściej stosowany jest przecinek (zwłaszcza w pismach oficjalnych).

Treść wiadomości – cenne wskazówki

Jak każdą wypowiedź, także nasz mail należy dzielić na części i wydzielać je graficznie. Treść wiadomości, jeśli jest dłuższa – należy podzielić na akapity.

Jeżeli używamy zaimków osobowych skierowanych do adresata, zapisujemy je wielkimi literami – to oznaka szacunku. Dlatego zaimki: Cię, Ciebie, Twoje, Wam, z Tobą oraz zwroty: Pani, Panu, z Panem, o Pani zapisujemy wielkimi literami.

W każdej korespondencji, także w mailowej, dbamy o poprawną pisownię. Niech nie usprawiedliwia nas pośpiech lub powszechność błędów w listach elektronicznych. Może inni piszą niestarannie, z błędami, bez polskich znaków – ale my nie!

Dodajemy załącznik

Gdy musimy dodać jakiś plik do naszej wiadomości, w treści maila zaznaczamy to, używając czasownika załączam. Poprawne będzie też w załączniku. Natomiast unikamy określenia w załączeniu, podobnie jak innych popularnych w korespondencji wyrażeń: w nawiązaniu i w odpowiedzi.

Przykłady:

W załączniku przesyłam skan wniosku o urlop.

lub:

Załączam skan wniosku o urlop.

Jak zakończyć maila?

Na zakończenie wiadomości trzeba się pożegnać. Gdy wysyłasz pismo oficjalne, np. w sprawie podjęcia pracy albo do swojego przełożonego, użyj zwrotu Z poważaniem, Z wyrazami szacunku albo Łączę wyrazy szacunku. Korespondencję mniej oficjalną zakończ słowem Pozdrawiam, natomiast do osób, z którymi jesteś w bliższych relacjach, napisz po prostu Miłego dnia.

Zapamiętaj – po zwrocie kończącym mail nie powinien pojawić się żaden znak interpunkcyjny, nie stawiaj więc tam ani przecinka, ani wykrzyknika. Samo Z poważaniem czy Pozdrawiam wystarczy.

Na koniec kilka pomocnych zasad

Pamiętaj o wpisaniu tematu wiadomości. Zarówno tobie, jak i odbiorcy ułatwi to odnalezienie maila w przyszłości.

Jeżeli szukasz pracy i wysyłasz dużo korespondencji drogą mailową, rozważ założenie odrębnego konta pocztowego i wysyłaj maile z innego adresu niż prywatny. Pamiętaj, że adres jest też twoją wizytówką – możesz nie być potraktowany poważnie, jeżeli wiadomości od ciebie wysyłane są z adresu kasiulka2000@gamil.com lub fiku_miku@wp.pl.

Fragment e-booka Jak znaleźć pracę, kiedy jesteś nastolatkiem?

Tak jak w tradycyjnej korespondencji, podziel tekst na partie i wydziel je graficznie. Oddzielnie umieść nagłówek (zakończony przecinkiem lub wykrzyknikiem), poniżej treść (podziel ją na akapity, jeśli jest dłuższa), niżej zwrot pożegnalny (pamiętaj – bez przecinka) i podpis. Dzięki temu wiadomość będzie czytelna i przyjemniejsza w odbiorze.

Gdy zwracasz się do adresata, wszystkie zaimki osobowe typu: Cię, Twoje, Wam i zwroty: Pani, Panu, Państwu zapisuj wielkimi literami. Tu obowiązuje ta sama zasada, co w listach tradycyjnych.

I na koniec – zadbaj o poprawną pisownię. Pewnie program komputerowy sam podkreśli ci niepoprawne formy, ale w razie wątpliwości sprawdź zapis w słowniku. Pamiętaj też o używaniu polskich znaków. Liczy się nie tylko treść, którą zamieścisz w mailu, ale także sposób, w jaki to zrobisz. Powodzenia!

Autor: Joanna Jagosz – specjalista ds. programów CEiPM w Olsztynie

Źródła:

https://www.pb.pl/konferencje/human-resources/najczestsze-bledy-jezykowe-w-e-mailach-sprawdz-jak-je-poprawic-1114399

https://sjp.pwn.pl/poradnia/haslo/Jak-zaczac-mail;11577.html