Błędy we wnioskach o refundację wynagrodzeń młodocianych pracowników

Refundacja wynagrodzeń pracowników młodocianych jest realnym wsparciem dla pracodawców, którzy organizują przygotowanie zawodowe. Zdarza się, że wnioski zawierają typowe błędy, które mogą opóźnić zawarcie umowy. Poniżej omawiamy najczęstsze z nich.

Niekompletny wniosek

Wniosek musi być złożony na aktualnym druku i zawierać wszystkie elementy wskazane w § 2 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom. Do wniosku powinny być także dołączone wszystkie załączniku wymienione w § 2 ust. 3 ww. rozporządzenia. Najczęściej brakuje: numeru rachunku płatniczego, oznaczenia PKD, wykazu danych młodocianych (imię i nazwisko, rok nauki, zawód, data umowy o pracę) lub wskazania właściwego centrum edukacji OHP. Centrum może wezwać do uzupełnienia braków, a pracodawca ma na to 14 dni (§ 9 ust. 2), po czym wniosek zostaje pozostawiony bez rozpoznania.

Niewykazanie kwalifikacji instruktora

Warunkiem refundacji jest posiadanie przez pracodawcę (lub upoważnioną osobę) kwalifikacji instruktora praktycznej nauki zawodu zgodnych z Prawem oświatowym (§ 2 ust. 1 pkt 2). Pracodawcy błędnie wskazują dokumenty, które mają potwierdzić posiadanie uprawnień pedagogicznych lub w ogóle ich nie załączają. Przy kilku instruktorach należy też wyraźnie przypisać każdego z nich do konkretnych młodocianych pracowników.

Błędy w oświadczeniach

Do wniosku dołącza się kilka kluczowych oświadczeń (§ 2 ust. 3 pkt 7). Najczęstsze uchybienia to brak lub nieprawidłowe złożenie oświadczenia o spełnieniu warunku sześcimiesięcznego zatrudnienia co najmniej 50% młodocianych z ostatnich 24 miesięcy albo o powodach niespełnienia tego warunku z przyczyn niezależnych od pracodawcy. Warunek ten jest weryfikowany przez Wojewódzką Komendę OHP w ZUS (§ 2 ust. 6).

Złożenie wniosku po czasie

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązuje jeden termin: wniosek o zawarcie umowy składa się w roku kalendarzowym, w którym zawarto umowę o pracę z młodocianym (§ 2 ust. 8). Złożenie wniosku po tym terminie skutkuje przyznaniem refundacji najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym złożono wniosek. Oznacza to, że pracodawca traci środki za wcześniejsze miesiące (§ 3 ust. 7). To istotna zmiana względem poprzednich przepisów.

Pominięcie dokumentów o pomocy de minimis

Refundacja stanowi pomoc de minimis (limit: 200 000 euro w ciągu 3 lat). Do wniosku należy dołączyć formularz informacji o pomocy de minimis oraz zaświadczenia/oświadczenia o wcześniej udzielonej z innych źródeł pomocy de minimis. Pracodawcy niekiedy pomijają te dokumenty lub nie uwzględniają łącznej kwoty już otrzymanej pomocy, co może prowadzić do przekroczenia dozwolonego limitu.

Niezłożenie wniosku o zmianę umowy po zmianie stawek

Gdy zmienią się minimalne stawki wynagrodzenia młodocianych, pracodawca ma 60 dni na złożenie wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji (§ 6 ust. 1). Przekroczenie tego terminu oznacza, że wyższa refundacja przysługuje dopiero od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku (§ 6 ust. 3), a nie od daty wejścia nowych stawek w życie.

Jak uniknąć błędów?

Aby uniknąć błędów:

korzystaj z aktualnych wzorów wniosków,
składaj wniosek w roku zawarcia umowy o pracę z młodocianym,
skompletuj wymagane załączniki,
pamiętaj o uzupełnieniu braków w terminie 14 dni od otrzymania wezwania,
monitoruj zmiany stawek wynagrodzenia i składaj wnioski aktualizacyjne w ciągu 60 dni.

Aktualne wzory znajdziesz na stronie: OHP.pl.

Autor: Agnieszka Banasik

Źródło: Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom