Wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń pracowników młodocianych - artykuł

Aktualnie kwestie dotyczące wspomnianej refundacji reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje.

Miejsce składania wniosku

Pracodawca występuje z wnioskiem o zawarcie umowy dotyczącej refundacji wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne naliczanych od tych wynagrodzeń. Wniosek może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej do właściwej wojewódzkiej komendy OHP, za pośrednictwem centrum edukacji i pracy młodzieży OHP, zgodnie z miejscem odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego.

Termin składania

Wniosek o zawarcie umowy o refundację w odniesieniu do młodocianych odbywających dokształcanie w formach szkolnych oraz pozaszkolnych składa się w okresie od pierwszego do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracodawca zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Refundacja przysługuje za okres przygotowania zawodowego realizowanego u danego pracodawcy, zgodnie z postanowieniami umowy o pracę zawartej w celu przygotowania zawodowego.

Co zawiera wniosek o refundację?

Zgodnie z § 2 ust. 2 Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera:

1. nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku;
2. wskazanie wojewódzkiej komendy OHP i centrum edukacji, za którego pośrednictwem jest składany wniosek;
3. nazwę pracodawcy i adres jego siedziby;
4. formę prawną prowadzonej działalności;
5. miejsce odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych;
6. numer rachunku płatniczego, na który będzie przekazywana refundacja;
7. numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy;
8. oznaczenie prowadzonej działalności pracodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);
9. nazwę albo nazwy dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 i 1160), zwanej dalej „prawem oświatowym”, posiadane przez pracodawcę lub osobę prowadzącą zakład pracy w imieniu pracodawcy, lub osobę zatrudnioną u pracodawcy;
10. wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację, obejmujący:

a) imię i nazwisko młodocianego,

b) numer PESEL młodocianego, a w przypadku jego braku – rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

c) datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz okres trwania przygotowania zawodowego,

d) formę przygotowania zawodowego polegającą na nauce zawodu albo na przyuczeniu do wykonywania określonej pracy,

e) w przypadku wskazania formy przygotowania zawodowego polegającej na nauce zawodu – nazwę tego zawodu, a w przypadku wskazania przyuczenia do wykonywania określonej pracy – zakres przyuczenia do pracy;

11. podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

Załączniki do wniosku

Dokumenty, które należy do łączyć do wniosku o refundację wymienione są w § 2 ust. 3. Należą do nich:

1. poświadczona za zgodność z oryginałem kopia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, o której mowa w art. 348 ust. 1 ustawy;
2. oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu, o których mowa w ust. 2 pkt 9;
3. zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468);
4. informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 albo ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
5. deklaracja zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację;
6. upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przez osobę upoważnioną, w przypadku podpisania wniosku o zawarcie umowy o refundację przez tę osobę;
7. oświadczenie o:

a) liczbie zatrudnionych pracowników niebędących młodocianymi w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony oraz o liczbie zatrudnionych młodocianych i roku ich nauki – w dniu składania wniosku o zawarcie umowy o refundację,

b) liczbie pracowników posiadających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 prawa oświatowego,

c) spełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50% młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację, o którym mowa w art. 349 ust. 8 ustawy, lub o niespełnieniu tego warunku z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy,

d) niekorzystaniu z bezzwrotnych środków Funduszu Pracy lub innych środków publicznych na refundację wynagrodzeń młodocianych i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, których dotyczy wniosek.

Rozpatrywanie wniosku

Centrum edukacji dokonuje weryfikacji wniosku o zawarcie umowy o refundację pod względem formalnym, a następnie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jego złożenia, przekazuje wniosek do właściwej wojewódzkiej komendy OHP. Do przekazywanego wniosku centrum edukacji dołącza opinię zawierającą ocenę spełnienia przez pracodawcę wymaganych warunków, rekomendację dotyczącą pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia wniosku wraz z uzasadnieniem oraz podpis osoby sporządzającej opinię.

W przypadku stwierdzenia braków formalnych pracodawca jest wzywany do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania.

Jeżeli centrum edukacji rekomenduje pozytywne rozpatrzenie wniosku o zawarcie umowy o refundację, właściwa wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą umowę w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku wraz z opinią.

Autor: Agnieszka Banasik

Źródło: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom